Y tú, ¿cuántos emails sin leer tienes en la bandeja de entrada?

Y tal vez sea esa creencia de la urgencia la que nos genera «una tensión» que nos lleva a estar continuamente comprobando la bandeja de entrada. ¿Hasta el punto de ser esclavos de ella? «Totalmente. El correo es una herramienta muy invasiva. Por eso, hay que eliminar las notificaciones, sonidos y mensajes en pantalla que te avisan de cada nuevo email recibido. El efecto es como si dejásemos que nos metieran cien paquetes en el buzón de casa», se une a una gestión eficaz del correo César Piqueras, experto en productividad y conferenciante.

Y lanza una advertencia: «La gente cree que por responder correos ya está trabajando y no es así. A veces nos encargan una tarea y decimos: 'Sí, ya mandé un correo electrónico'. Bien, pero ¿has sacado ese trabajo adelante?».

No le extrañan los más de mil emails sin leer de la compañera. Lo ve casi a diario en su trabajo de asesoramiento a empresas. «El otro día un cliente tenía mil quinientos emails sin leer. Hicimos una primera criba, eliminando aquellos en los que simplemente le habían puesto en copia y quedaron trescientos. Revisándolos comprobó que solo ochenta merecían la pena ser respondidos».

César Piqueras aplicó con su cliente «el método de las cuatro reglas» que él mismo se impone: «La primera regla es configurar la cuenta de correo para que los mensajes en los que te ponen en copia automáticamente vayan a una carpeta diferente ya que, por lo general, esos emails son meramente informativos y no necesitan una respuesta urgente. La segunda regla es otra carpeta para los poco relevantes, que puedes mirar una vez al mes, y en la que entran, por ejemplo, los mensajes de esa univeridad que te manda la actualización mensual de sus cursos. La tercera regla es la de los 'urgentes': siempre que un mensaje lleve esa palabra en el asunto o en el texto, se asignará a una carpeta destacada. Y lo mismo con los que lleven la palabra 'importante'». Él lo hace así y en su bandeja de entrada solo tiene ahora mismo 23 correos sin leer. «Alguno es del mes de septiembre. Pero lo importante es que sé que ninguno de esos tiene realmente prisa».

La psicóloga Elisa Sánchez coincide con César Piqueras en la necesidad de distinguir entre los emails importantes y los que no lo son para gestionar eficazmente nuestro tiempo. «Hay quien manda un email y pone en copia a cincuenta personas. Hay que romper con esa inercia y pedirle a quien lo hace que no nos incluya en esas listas porque nos satura el correo». La experta propone, además, «tener algunas respuestas 'modelo' para cuestiones recurrentes que simplemente se copian y se pegan haciendo pequeñas modificaciones».

– Hay quien está pendiente del correo 24 horas. ¿Deberíamos ponernos un horario de uso?

Elisa Sánchez: Una opción es fijar dos horas al día para revisar y responder correos, por ejemplo, de diez a once de la mañana y de cuatro a cinco. Si contestamos a un correo fuera del horario de trabajo estamos reforzando que nuestro receptor lo haga también. Hay 'apps' que permiten programar a qué hora recibirá la persona ese email, independientemente de cuándo lo envíes tú, o que bloquean la entrada de mensajes durante el fin de semana.

César Piqueras: Yo no veo mayor problema es escribir correos a la hora que a uno le venga mejor, aunque sea fuera del horario de oficina. Si el receptor no quiere responder a esas horas intempestivas es tan sencillo como que no los abra.

Cal Newport es profesor de ciencia computacional en la Universidad de Georgetown y acaba de publicar 'Céntrate. Las cuatro reglas para el éxito en la era de la distracción' (Península). Él se refiere a los correos electrónicos como «esa actividad insidiosa en su exigencia de atención que ofrece un flujo de distracción permamente». El experto no responde mensajes de trabajo más allá de las 17.30 y, para minimizar el intercambio de mensajes, propone concretar al máximo. «Los correos que acaban en preguntas como '¿podemos tomarnos un café para hablar de ello?', '¿podrías recordarme en qué punto nos quedamos?'... generan el instinto de responder de forma rápida cualquier cosa para quitárnoslos de encima». Pero eso solo llevará a recibir mas más y más correos, que luego tendremos que responder, claro. Así que invierte uno o dos minutos en responder de forma concreta para cerrar el asunto». Lo explica gráficamente Cal Newport con este ejemplo:

Correo pregunta: '. Me encantaría que hiciéramos seguimiento a algunos de los temas que tratamos. ¿Podríamos tomarnos un café?'.

Correo de respuesta: 'Me encantaría. Encontrémonos en el Starbucks del campus. Al final de este correo verás cuáles son los días que tengo libres la semana que viene. En cada uno te pongo tres horas que me convienen'.