Las mejores aplicaciones para un teletrabajo productivo

La palabra procede de la unión de los vocablos ingleses 'web' y 'seminar', que describen su función: seminarios online para formación, marketing o comunicaciones internas. Hay interactividad entre los participantes y el conferenciante; el primero habla en vivo y los segundos pueden hacer preguntas, comentar y escuchar lo que dicen los demás. Si alguien no tiene micrófono, puede escribir mensajes de texto. Los webinar sirven para charlas o seminarios, organizar reuniones de empresa o presentaciones de producto. Estas son algunas de las plataformas webinar más populares:

■ GoToWebinar: Permite presentaciones interactivas con encuestas y sondeos, además de grabar la sesión para volver a verla posteriormente. Cada año se organizan 2,7 millones de seminarios web usando la plataforma. También ofrece análisis de los asistentes a la charla, con datos como su nivel de interés y las preguntas formuladas. Tiene distintos precios según los participantes previstos (desde un mínimo de 100 a 5.000 personas).

■ Jitsi: Es la única gratuita y, además, usa solo el navegador. Se envía a los participantes un enlace para que participen pinchando en él. Se puede grabar la sesión para subirla a Dropbox. Tiene un chat de texto y una función para solicitar intervenir.

■ Livestorm: Sirve tanto para seminarios webs como para videopodcast, entrevistas, reuniones de empresa o comunicaciones internas, compartiendo documentos.

Aunque para seminarios o charlas específicas se puede utilizar un webinar, para mantener un contacto más directo y prolongado en el tiempo hay plataformas específicas llamadas 'Sistema de Gestión de Aprendizaje' (LMS por sus siglas en inglés):

■ Blackboard: Es la más extendida, con herramientas que utilizan más de 100 millones de estudiantes en 90 países. Entre los centros universitarios españoles que han recurrido a ella están U-tad (que montó la infraestructura necesaria en tres días) o la Universidad Villanueva. Es una especie de gestor de la relación entre cada alumno y el profesor. La Universidad del País Vasco utiliza 'Blackboard collaborate', que sirve para sesiones de formación, tutorías, talleres… utilizando comunicación de chat, sonido o vídeo. Ofrece utilidades para mostrar contenidos a los demás participantes, como una pizarra virtual.

Los webinar están pensados para que una persona hable o haga una presentación a otras muchas, pero a veces es necesario comunicarse cara a cara, ya sea para realizar indicaciones, una pequeña reunión o una entrevista. Es probablemente una de las opciones para trabajar a distancia más utilizada:

■ Hangouts: Solo hay que tener una cuenta de correo en Gmail para tener acceso a esta herramienta de chat, llamada y videoconferencia, que admite hasta 100 interlocutres en web y un máximo de 10 en smartphones. Esas conversaciones se archivan en la nube, de forma que luego pueden recuperarse en aquellos dispositivos vinculados a nuestro mail.

Google tiene otra opción para videoconferencias de empresa en su servicio G Suite, Meet, que crea un número telefónico de acceso para cada reunión (todos los invitados pueden participar, incluso si no tienen conexión de datos). Está pensado para un máximo de 250 participantes.

■ WhatsApp: Sin duda, el servicio de mensajería más extendido en Occidente. Con capacidad para enviar mensajes de texto, audio, fotografías, vídeos, archivos o realizar videoconferencias de hasta para cuatro personas.

■ Discord: Comenzó siendo 'un skype' para jugadores, una manera sencilla de comunicarse en grupo a través de servidores privados, pero ha evolucionado hasta convertirse en una buena opción para grabar podcasts o incluso crear oficinas virtuales. Se utiliza entrando en la web o la aplicación y creando un servidor al que invitar a los demás participantes. Se pueden fijar distintos niveles de acceso para diferentes usuarios, de forma que no todo el mundo pueda publicar mensajes.

Utilizar el correo electrónico puede ser complicado cuando se trata de asignar tareas o gestionar el flujo de trabajo, pero hay aplicaciones para eliminar lo innecesario y tener claras las tareas de los miembros de un equipo:

■ Trello: Uno de los gestores de tareas más utilizados. Muestra de forma gráfica el flujo de trabajo en el equipo, utilizando un sistema de tarjetas similares a 'post-its' que se actualizan en tiempo real. Su uso es simple e intuitivo.

■ Webex: Propiedad de la empresa de telecomunicaciones Cisco Systems, está pensado para integrarse con los servicios de otras empresas (como Jira, Microsoft Teams o Google Drive). Alberga 'Webex Meetings' para videoconferencia y 'Webex Teams' para mensajería en grupo. Utiliza la nube para almacenar la información de forma cifrada.

■ Microsoft Teams: El área de trabajo en equipo de la plataforma en la nube 'Office 365', para videoconferencias, chat grupal, notas y planificadores. Permite consultar, compartir y editar en tiempo real documentos de Word, Powerpoint y Excel.

■ Slack: Slack organiza la información en canales cerrados o compartidos con otras empresas, estableciendo distintas categorías (administrador, miembro e invitado) con sus respectivos permisos. Admite vinuclar al espacio de trabajo aquellas aplicaciones que utilice la empresa; realizar llamadas de voz o vídeo y compartir escritorio dibujando en la pantalla.