¿Cuándo se aplica y cuándo no el límite de mil euros a los pagos en efectivo?

Desde el mes pasado, cualquier pago realizado por un particular a un empresario o profesional que sea superior a 1.000 euros (o su equivalente en moneda extranjera) debe hacerse mediante medios que permitan identificar el origen del dinero, como tarjetas de crédito o transferencias bancarias. Este límite, que hasta ahora estaba en los 2.500 euros, no afecta a los ingresos en los bancos o las operaciones realizadas entre particulares, pero aún así su aplicación puede generar algunas dudas. ¿Se puede fraccionar el pago? ¿Se aplica a las compras a plazos? ¿Y si el trabajo estaba presupuestado por una cantidad inferior pero finalmente superó los mil euros?

Antes de empezar conviene recordar que lo que no ha variado es la sanción impuesta en caso de incumplimiento, que es independiente de si se entrega o no factura y asciende al 25% del importe abonado, con lo que la multa será de al menos 250 euros. Además, se trata de una sanción de carácter solidario, lo que quiere decir que Hacienda podrá exigírsela tanto a quien ha realizado el pago como a quien lo ha cobrado. Sólo se puede librar de la multa quien denuncie el pago ilegal y siempre y cuando lo haga antes de que transcurran tres meses. Por otra parte, aunque el pago en efectivo sea legal es obligatorio guardar los justificantes durante cinco años.

La solución más sencilla para no superar el límite de los mil euros podría parecer fraccionar los pagos cuando la cantidad que se debe abonar está por encima de esa cifra. Vamos, pagar una parte en efectivo y otra con la tarjeta o a través de una transferencia bancaria. Pero es mejor evitar la tentación, porque el pago de una parte en efectivo supone siempre un incumplimiento de la prohibición y la multa no se calcularía sobre esa cantidad sino sobre el total.

Tampoco en estos casos se tienen en cuenta los pagos parciales. Lo que cuenta es el total.

Tampoco está permitido fraccionar la facturación para que el precio nunca supere los mil euros. De hecho, incluso en la prestación de un servicio profesional que requiera de varias facturas (como diferentes entregas de material) debe sumarse cada una para ver si el conjunto supera el máximo legal establecido para los pagos en efectivo. No importa el período de tiempo en el que se emitan las facturas sino si se entiende que éstas se pueden englobar dentro de un mismo trabajo o servicio.

Del mismo modo, tampoco es posible evitar el tope de los mil euros emitiendo una factura por los servicios y otra por los materiales si se entiende que estaban destinados a la realización de un mismo trabajo.

La normativa permite emitir una única factura por varias operaciones de entrega de bienes o servicios para un mismo destinatario si éstas se han realizado dentro de un mismo mes natural. En estos casos, hay que mirar cada una de las operaciones incluidas y no el total, de manera que si ninguna de ellas supera por sí sola los mil euros sí se puede abonar en metálico el total de la factura.

En los pagos contemplados en contratos de suministro o de arrendamiento, por ejemplo, donde hay un pago periódico la cuantía que hay que mirar es la de cada una de operaciones (cada recibo) por lo que si éstas individualmente no superan los mil euros sí se pueden pagar en efectivo aunque el total del año o de ese contrato supere esta cantidad.

En los casos en los que un servicio estaba inicialmente presupuestado por debajo de los mil euros pero acaba costando más no hay sanción sobe las cantidades pagadas antes de saber que el cálculo inicial se quedaría corto, pero, eso sí, una vez constatando que se va a superar esa cifra ya no se puede realizar más pagos en efectivo. Conviene por tanto tener tanto el presupuesto como los justificantes de los pagos realizados.

Imaginemos que en solo día entramos varias veces en un mismo comercio de manera que por superado las compras no superan los mil euros pero sí lo hacen si sumamos el gasto final. En estos casos se permite el pago en efectivo siempre que los bienes adquiridos no tengan relación. Pero si la hubiera, el comercio sólo podría evitar la sanción demostrando que no ha podido detectar esta relación porque, por ejemplo, el cliente puede haber sido atendido por dos empleados distintos como ocurre en los grandes almacenes o supermercados.