Adiós a las facturas en Word, Excel o PDF: el Gobierno obligará pronto a los autónomos a usar programas especializados

Al igual que ya han hecho -aunque a distinto ritmo- las tres diputaciones forales vascas con el programa TicketBAI, la Agencia Tributaria prohibirá a partir del año que viene la emisión de facturas en Word, Excel o PDF, formatos que autónomos y empresas deberán sustituir por la factura electrónica en las transacciones comerciales realizadas entre ellas. Por el momento, quedan excluidas de esta medida las facturas entregadas a particulares salvo que éstos las soliciten.

La obligación de emitir facturas electrónicamente (ya existía en los casos en los se contrata con la Administración) está regulada por la Ley de creación y crecimiento de empresas de septiembre de 2022 siguiendo la dirección marcada por el plan europeo VAT in the Digital Age (ViDA). Además, en diciembre del año pasado se publicó el reglamento que desarrolla la Ley de prevención y lucha contra el fraude fiscal de 2021 en el que ya se establecen los requisitos que deberán cumplir a partir del 1 de julio de 2025 las facturas y sistemas que las emitan para que todos los pagos se puedan rastrear.

Entre estos requisitos, el reglamento indica que los sistemas de emisión de todas las facturas (simplificadas o completas) deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de sus registros de facturación, y poder remitirlos a Hacienda de manera segura, inmediata y fehaciente. Además, deberán avisar a la Administración tributaria de cualquier tipo de modificación en los registros generados. Para garantizar la seguridad, los sistemas deberán tener firma electrónica y un sistema de huella que vincule las operaciones registradas entre sí, así como un código QR que dé accedo a los datos. El incumplimiento podría conllevar multas de hasta el 75% del importe de la factura.

Las empresas podrán elegir entre utilizar una plataforma privada o la que tiene previsto implantar la Agencia Tributaria, a la que en cualquier caso deberán remitir copia de cada factura. Las pequeñas empresa y autónomos pueden lograr financiación para la renovación de sus equipos informáticos, la creación de sus propias plataformas o la contratación de soluciones de gestión acordes a la nueva normativa a través del Kit Digital gestionado por el ente público Red.es que cuenta con un presupuesto de 3.067 millones de euros financiado por la Unión Europea a través de los fondos NexGenerationUE.