¿Optimizas tu tiempo?

La empresa media pierde, al menos, el 21 por ciento del tiempo (uno de los cinco días laborables) por malas prácticas en gestión del tiempo. Este tiempo se ganaría solo viviendo las prácticas que a continuación comento:

1. Alinea a tu equipo: las compañías pierden muchos recursos implementando estrategias diferentes y contradictorias que minan la efectividad del todo.

2. Calcula el coste que supone para la empresa (en sueldos) cada reunión: la manera de calcularlo es multiplicando el número de asistentes por su coste a la empresa por hora.

3. Reduce la duración de toda reunión a 30 minutos: lo que obliga a ir al grano.

4. Envía agenda de la reunión con anterioridad para que la lleven preparada: permite no gastar tiempo en que cada integrante de la reunión repase sus contenidos para saber que debe decir.

5. Tras cada reunión hay un responsable de hacer un acta y un QQC (Qué tarea, Quién la lidera, Cuándo tiene que estar): elimina ambigüedades.

6. Prohíbe uso de móviles en la sala de reunión: evita muchas distracciones.

7. Prohíbe el «responder a todos» en los emails y reducir al máximo las personas copiadas.

8. No hagas conference calls de más de 20 minutos (las personas mentalmente desconectan tras 20 minutos en una call).

9. No hagas ninguna reunión con más de 7 asistentes: si una reunión tiene muchos participantes aumentan las posibilidades de que haya alguna distracción, conversaciones entre los compañeros o cuchicheos que hagan perder el hilo del tema que se esté tratando en dicha reunión.

10. Reduce la burocracia: ¿qué informes sobran (porque nadie los lee)?, ¿qué reuniones sobran?, ¿qué tareas sobran (porque no aportan valor al cliente)?

Solo si aprendéis a valorar y aprovechar cada minuto podrás tener una empresa eficaz. Y si tratáis vuestro tiempo y el de los demás como un recurso escaso, lograréis optimizar la empresa. Como dice el dicho «el tiempo es oro» y debe ser tratado como tal.

A nivel personal, te recomiendo 4 medidas para maximizar tu eficacia cada día: reza (o medita) media hora cada mañana, duerme ocho horas (acuéstate antes), haz deporte cuatro veces por semana y cuida tu alimentación para que sea saludable. Si piensas que no tienes tiempo para esto, revisa los 10 puntos anteriores: por ejemplo, ¿A cuántas reuniones asistes que son innecesarias?